Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „KIcert" zwischen der Ostendorf Büro- und IT-Systeme GmbH & Co. KG, Soestenstraße 5, 49661 Cloppenburg (nachfolgend „KIcert" oder „Anbieter") und ihren Kunden. KIcert ist eine Business Unit der Ostendorf Büro- und IT-Systeme GmbH & Co. KG; Vertragspartner ist stets die genannte Gesellschaft.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

(3) Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) KIcert stellt eine webbasierte Plattform zur Dokumentation von KI-Kompetenz-Maßnahmen nach Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 („EU AI Act") bereit. Der Funktionsumfang umfasst je nach gebuchtem Tarif insbesondere: rollenbasierte Schulungs- und Assessment-Module, ein KI-Inventar, einen Vorfall-Tracker, Reflexions-Dokumentation sowie die Erzeugung auditfähiger PDF-Nachweise.

(2) Geschuldet ist die Bereitstellung der Plattform in ihrer jeweils aktuellen Version zur Nutzung über das Internet. Ein bestimmter Funktionsumfang über die Tarifbeschreibung hinaus, die Erzielung eines bestimmten Schulungserfolgs oder ein bestimmtes Ergebnis behördlicher Prüfungen sind nicht geschuldet.

(3) Der Anbieter entwickelt die Plattform laufend weiter und darf Funktionen ändern oder ergänzen, soweit der Vertragszweck dadurch nicht gefährdet wird und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

§ 3 Keine Rechtsberatung

(1) KIcert erbringt keine Rechtsberatung. Die Plattform dokumentiert die vom Kunden ergriffenen Maßnahmen nach bestem Bemühen gemäß Artikel 4 EU AI Act und stellt orientierende Compliance-Informationen bereit. Sie ersetzt keine individuelle Beratung durch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Steuerberatungen oder andere qualifizierte Berufsträger.

(2) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass Aufsichtsbehörden die mit KIcert erstellten Nachweise in einem konkreten Verfahren als ausreichend bewerten. KIcert ist keine Zertifizierungs- oder Konformitätsbewertungsstelle; ausgestellte Nachweise sind keine behördlich oder gesetzlich anerkannten Zertifikate.

(3) Die Verantwortung für die Einhaltung der den Kunden treffenden gesetzlichen Pflichten verbleibt beim Kunden.

§ 4 Vertragsschluss und kostenloser Test

(1) Der Vertrag kommt durch Online-Registrierung des Kunden und Bereitstellung des Zugangs durch den Anbieter zustande.

(2) Neukunden können die Plattform 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Für den Test ist keine Zahlungsmethode zu hinterlegen. Der Test geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über; ein kostenpflichtiger Tarif beginnt erst mit ausdrücklicher Buchung durch den Kunden.

(3) Im Testzeitraum kann der Anbieter einzelne Funktionen (z. B. PDF-Export mit Signatur) einschränken.

§ 5 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung auf kicert.eu ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister (derzeit Stripe). Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt.

(3) Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht oder kündigt er nicht zum Wirksamwerden der Änderung, gilt der neue Preis ab dem folgenden Abrechnungszeitraum. Auf das Kündigungsrecht wird in der Ankündigung hingewiesen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist von beiden Seiten jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündbar (monatlich kündbar). Die Kündigung kann in Textform oder über die Account-Einstellungen erklärt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten (insbesondere erzeugte Nachweis-PDFs und Exporte) für 30 Tage zum Abruf bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 7 Pflichten des Kunden

• Zugangsdaten geheim halten und vor dem Zugriff Unbefugter schützen; eine Weitergabe an Dritte außerhalb des eigenen Unternehmens ist unzulässig.
• Wahrheitsgemäße und vollständige Angaben machen — insbesondere zu den eingesetzten KI-Systemen, Rollen und Schulungsteilnahmen; die Qualität der Nachweise hängt von der Richtigkeit dieser Angaben ab.
• Keine rechtswidrigen Inhalte in die Plattform einstellen und keine Handlungen vornehmen, die die Verfügbarkeit oder Sicherheit der Plattform beeinträchtigen.
• Vor der Eingabe personenbezogener Daten von Beschäftigten die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen schaffen (insbesondere Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO).
• Erkannte Störungen oder Sicherheitsvorfälle dem Anbieter unverzüglich melden.

§ 8 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Monatsmittel an, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums. Ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen).

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und im Voraus angekündigt. Der aktuelle Systemstatus ist unter kicert.eu/status einsehbar.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter haftet nicht für behördliche Entscheidungen oder Bewertungen, die auf Grundlage der mit der Plattform erstellten Dokumentation getroffen werden (vgl. § 3).

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre, soweit der Kunde zumutbare eigene Sicherungen (z. B. Export der Nachweis-PDFs) unterlassen hat.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die aktuelle Liste der Sub-Prozessoren ist im Trust Center einsehbar.

§ 11 Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der Ankündigungsfrist, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf diese Folge wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Cloppenburg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform; dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses. Textform (z. B. E-Mail) genügt, soweit diese AGB sie ausdrücklich zulassen.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.